Nama : Ridho All Hafiedz
Kelompok : Kelompok 3
Panduan Singkat Untuk Menulis Dalam Berbisnis
Kenneth
G. Brown, Ph.D.
David
J. Barton, B.A
Kata
Pengantar
Dalam
kehidupan sehari-hari kita, salah satunya di sekolah atau di tempat kerja,
muncul keinginan untuk memiliki keahlian yang baik dalam mengkomunikasikan
tulisan dengan baik. Kita semua pernah membuat laporan pada satu waktu atau
lainnya yang tidak tertulis baik pada seharusnya. Ini sangat disayangkan,
karena memberikan kesan yang negatif pada kita. Ada sesuatu yang bisa kita
semua lakukan mengenai hal ini! Komunikasi adalah keahlian yang dipelajari yang
dapat kita semua perbaiki. Panduan penulisan dalam berbisnis ini berguna untuk
penulis bisnis di berbagai tingkatan. Kamu harus menyimpan panduan penulisan
ini dan melihatnya lebih sering. Terutama ketika kamu menulis essay untuk
professor atau surat untuk boss kamu.
Panduan
ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama berkaitan dengan dokumen secara
keseluruhan. Bagian ini menempatkan masalah termasuk format terbaik yang
digunakan dalam situasi tertentu, pemilihan kata, dan alur/logika dokumen &
saran gaya penulisan.
Bagian
kedua berkaitan dengan paragraf, beserta struktur dan fungsinya. Ini
menempatkan masalah seperti generalisasi paragraf dan dukungan, dan transisi.
Bagian
ketiga pada panduan ini akan berkaitan dengan struktur kalimat secara
individual. Ini termasuk menulis sebuah kalimat lengkap, efektifitas kata, dan
tanda baca. Bagian ini akhirnya menyinggung pada penggunaan kata aktif ataupun
pasif.
Lampiran
pada panduan ini berisi contoh dari format dokumen, termasuk sebuah surat
bisnis, sebuah memo, dan sebuah e-mail, kata yang sering disalahgunakan, sebuah
urutan proses penulisan, dan sebuah daftar pustaka.
I.
Dokumen
Tujuan/Pemirsa
Siapakah
pemirsa utama dan sekunder anda? Pemirsa utama adalah orang yang menerima
komunikasi secara langsung. Pemirsa sekunder atau tersembunyi termasuk siapa
saja yang mungkin secara tidak langsung menerima salinan dari komunikasi
tersebut. Ini termasuk siapa saja yang akan menerima salinan, yang perlu
menyetujuinya, yang mendengar tentangnya, atau yang terpengaruh oleh pesan anda.
Mengetahui tujuan dan siapa pemirsa anda akan
menentukan format dan pemilihan kata.
Format
Surat Bisnis.
Sebuah surat bisnis formal sering digunakan ketika memberikan informasi untuk
professor, untuk atasan atau boss, atau ketika komunikasi akan dilihat oleh
orang banyak. Lihat lampiran A.
Memo.
Sebuah memo (memorandum) adalah sebuah tulisan yang tidak terlalu formal yang
digunakan ketika mengkomunikasikan informasi yang tidak terlalu penting, tidak
meninggalkan kantor, dan ketika berkomunikasi dengan bawahan. Lihat laporan B.
E-mail.
E-mail adalah salah satu penyampaian yang paling sedikit formal yang
ditampilkan disini dan hanya harus digunakan untuk komunikasi yang kurang
formal seperti pengingat, pertanyaan, atau ketika disukai oleh penerima. Ingat.
E-mail adalah domain publik, siapa saja mungkin akan membaca pesan anda. Lihat
lampiran C.
Pilihan
Kata
Penggunaan
jargon atau akronim yang berlebihan dalam komunikasi membuat dokumen sulit untuk
dibaca, bahkan jika pemirsa utama sudah familiar dengannya. Anda harus
membatasi penggunaan jargon dan akronim dalam sebuah komunikasi sesedikit
mungkin, terutama jika pemirsa utama atau sekunder tidak mengetahui
penggunaannya. Anda juga harus melihat pemilihan kata yang membingungkan atau
salah di dalam dokumen anda. Lihat lampiran D untuk melihat daftar kata yang
sering disalahgunakan.
Flow/Logic
Ini
sangat penting untuk mengetahui ketertarikan dan tanggapan pemirsa, karena
mereka memiliki dampak yang sangat besar dalam strategi komunikasi anda.
Jika
anda memiliki pemirsa yang punya tingkat ketertarikan yang tinggi dalam
komunikasi anda, anda bisa langsung bicara pada intinya tanpa harus menggunakan
banyak waktu untuk membangkitkan ketertarikan mereka. Buat argumen yang baik
dan logis, jika pemirsa memiliki tingkat
ketertarikan yang rendah, anda harus menggunakan gaya bicara yang lebih menarik
untuk memotivasi ketertarikan pembaca. Buat pesan anda sesingkat mungkin,
dokumen yang panjang akan mengintimidasi dan pendengar cenderung pergi karena
akan terlihat bertele-tele.
Anda
juga harus mengetahui kemungkinan tanggapan dari pemirsa, positif atau negatif.
Jika pemirsamu menanggapi positif ataupun netral, perkuat sikap mereka yang ada
dengan mengatakan manfaat yang akan bertambah dari pesan anda. Jika mereka menanggapinya
dengan negatif, coba salah satu dari beberapa teknik berikut: (1) Batasi
keinginan anda ke kemunginan terkecil. (2) Menanggapi keberatan yang telah
diantisipasi; anda akan lebih bersikap persuasif dengan cara menyatakan dan
menolak alternatif daripada membuat mereka merancang sendiri, yang dimana
mereka akan menjadi lebih sedikit untuk menolak. (3) Menyatakan poin pertama
yang anda pikir mereka akan setuju; jika anggota pemirsa terjual dalam dua atau
tiga fitur kunci pada proposal anda, mereka cenderung untuk menjual diri mereka
sendiri di fitur lainnya juga. (4) Buat mereka setuju bahwa ada masalah, lalu
selesaikan masalah tersebut. Pada akhirnya, jika anda bertanggung jawab untuk
menghadapi perlawanan yang kuat, gunakan teknik inokulasi. Dengarkan argumen
yang berlawanan tersebut dan jelaskan mengapa anda menolaknya. Jika anda pikir
mereka akan tidak mendengar perlawanan yang kuat, maka jangan ganggu mereka
dengan inokulasi.
Pengantar
Pengantar
adalah bagian penting untuk mengatur
aliran yang mendasari untuk sisa kelanjutan dokumen. Pengantar dapat
menyelesaikan tiga tujuan: Yaitu membangun minat pembaca, menjelaskan tujuan
Anda untuk menulis, dan memberikan preview dari dokumen.
Membangun minat pembaca. Salah satu metode untuk
membangun minat yang merujuk pada situasi yang ada, untuk membangun konteks.
Sebagai contoh:
As we discussed
yesterday,
As you know, we
are currently planning for the new fiscal year.
Jelaskan tujuan Anda untuk menulis. Biarkan pembaca
Anda tahu alasan atau tujuan untuk menulis. Dengan begitu mereka bisa membaca
dengan tujuan itu dalam pikiran. Contoh:
This report summarizes the results of our
first-quarter sales.
I am writing to solicit your opinion on
this proposal.
Memberikan preview. Sertakan meja singkat isi,
sehingga pembaca Anda akan dapat memahami tulisan Anda lebih mudah dan
untuk memilih bagian tertentu untuk referensi, jika mereka ingin. Contoh:
This report is divided into three main sections: (1)
what equipment you need, (2) how to use the equipment, and (3) how to maintain
the equipment.
Kesimpulan
Akhir dokumen Anda adalah tempat tegas lain dalam
dokumen. Salah satu pilihan jika Anda menggunakan pendekatan langsung dan jika
dokumen panjang adalah untuk menyatakan kembali gagasan utama Anda. Jelas Anda
tidak perlu menyatakan kembali poin utama Anda dalam satu halaman memo atau
surat. Atau, jika Anda menggunakan pendekatan tidak langsung, menyatakan
kesimpulan atau rekomendasi. Mungkin penutupan yang paling khas adalah untuk
mengakhiri dengan langkah tindakan. atau mekanisme umpan balik. Contoh:
I’ll call you next Thursday to discuss this matter.
Please let me know if I can be of
any further assistance.
Once I have your approval, I will
proceed with this plan.
Tiga perangkap untuk menghindari di penutupan
meliputi: (1) memperkenalkan topik yang sama sekali baru yang mungkin
mengalihkan perhatian pembaca .Anda dari tujuan komunikasi Anda, (2) ulangan
ide utama Anda dengan kata sombong, atau (3) meminta maaf untuk atau meremehkan
argumen Anda di akhir.
Ejaan
Ingatlah untuk selalu mengecek ejaan
sebelum mencetak dokumen Anda, tetapi menyadari bahwa mantra-cek tidak mudah.
Anda harus, atau memiliki orang lain, mengoreksi dokumen untuk memastikan ejaan
dan akurasi keseluruhan. kesalahan umum termasuk mengetikkan kata dieja dengan
benar yang tidak persis apa yang Anda inginkan. Hal ini dapat menyebabkan
masalah besar dan bahkan mengubah seluruh makna yang Anda mencoba untuk
menyeberang.
Tips Gaya
Tata Letak berarti keseluruhan tampilan halaman Anda
dari tipografi yang Anda pilih, untuk penggunaan yang efektif Anda dari ruang
putih. Istilah ruang putih mengacu pada ruang kosong di halaman. Ruang putih
menunjukkan organisasi Anda dan bagian istirahat visual, menekankan ide-ide
penting, dan menyajikan ide-ide Anda dalam bit lebih mudah dikelola. Pembaca
bereaksi baik terhadap ruang putih. Misalnya, apakah Anda lebih bersedia untuk
membaca dokumen yang tampaknya menjadi salah satu paragraf panjang, dari margin
margin dan dari atas ke bawah (karena banyak peraturan pemerintah yang
ditulis), atau akan Anda menjadi lebih bersedia untuk membaca satu yang ditetapkan
poin utama dengan judul dan lekukan?
Tata letak dokumen Anda dapat membuat semua
perbedaan. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan teknik yang baik dari
tata letak dan ruang putih:
- Jika dokumen Anda terlihat baik, orang akan lebih cenderung untuk mengambilnya dan membacanya.
- Tata letak yang baik menetapkan nada yang tepat dengan membuat dokumen Anda terlihat profesional. Tipografi yang tepat, jarak yang tepat, margin kanan, dan semua pilihan yang tampaknya kecil lainnya bekerja sama menambahkan hingga citra profesional.
- Tata letak yang efektif membantu pembaca tahu apa bagian-bagian dari dokumen yang. Judul, misalnya, menunjukkan di mana bagian dari dokumen Anda mulai dan berakhir melayani sebagai tanda-tanda jalan bagi pembaca.
II.Paragraf
Generalisasi dan Dukungan
Setiap paragraf harus dimulai dengan generalisasi, dan setiap
kalimat dalam paragraf harus mendukung generalisasi. Anda mungkin mulai
generalisasi Anda di salah satu dari dua cara. Untuk sebuah paragraf standar
menggunakan kalimat topik. Untuk bagian, menggunakan judul atau subjudul.
Contoh topik kalimat
The new
brochures are full of major printing errors.
Three causes contributed to the
problem at Plant X.
Contoh judul
Printing Errors in Brochure.
Causes of Plant X problems.
Transisi
Untuk memastikan arus dokumen Anda dari satu ide ke
yang lain di seluruh keseluruhan, menggunakan transisi yang tepat. Hal ini
dapat dicapai dengan menggunakan kata-kata transisi tradisional atau frase.
Contoh berikut mengilustrasikan mencapai koherensi melalui kata-kata
pertama,kedua,,dan,ketiga.
XYZ Company
should follow these recommendations to clear up its financial crisis. First, cut back on labor, outside services,
and overhead expenses. Second, do not
approach shareholders for more capital.
Third, renegotiate short-term liabilities with the bank.
Berikut adalah beberapa transisi sering digunakan:
To
signal Use
transitions
Addition or and, further, besides, next, moreover, in
addition, again
Amplification too, finally, similarly,
second, subsequently, last
Contrast but,
or, nor, yet, still, however, nevertheless, on the contrary, on the other hand,
conversely, although
Example for example, for
instance, such as, thus, that is
Sequence first, second, third,
next, then
Conclusion therefore,
thus, then, in conclusion, consequently, as a result, accordingly, finally
Time
or place at the same
time, simultaneously, above, below, further on, so far, until now
III.Sentences
Kalimat lengkap
Sebuah kalimat lengkap berisi baik subjek
dan kata kerja. Jangan membuat kesalahan dengan kalimat membobol dua. Dengan
kata lain, tidak menggunakan periode di tempat koma.
Menulis I met them in Chicago on their way home from
a European vacation.
Lebih baik daripada
I met them in
Chicago. Coming home from a vacation in
Europe.
Kepanjang - Lebaran
Penggunaan tambahan atau bunga kata-kata adalah tidak rasional dan
ekonomis dalam menulis bisnis. Anda harus menggunakan kata-kata tidak lebih
dari yang diperlukan untuk menyampaikan makna Anda.
Flowery
The question as to whether
There is no doubt but that
He is a man who
In a hasty manner
This is a subject that
The reason why is that
In spite of the fact that
The fact that he had not
succeeded
Concise
Whether (The question whether)
No doubt (Doubtless)
He
Hastily
This subject
Because
Though (Although)
His failure
Gramatikal
Perjanjian subjek-kata kerja
Satu masalah tata bahasa umum adalah bahwa kata
kerja harus setuju di nomor (tunggal atau jamak) dengan subjek meskipun intervensi
frase yang dimulai dengan kata-kata seperti together,
including, plus and as well as..
“The
bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its adventures, its
challenges – are not soon forgotten.”
Seharusnya ditulis dengan:
“The
bittersweet flavor of youth – its trials, its joys, its adventures, its
challenges – is not soon forgotten.”
Gunakan kata tunggal each, either, everyone, everybody, neither, nobody, someone.
Everybody thinks
he has a sense of humor.
Tanda Baca
Dalam serangkaian tiga atau lebih istilah dengan hubungannya
tunggal, menggunakan koma setelah setiap istilah kecuali yang terakhir.
The colors used
were red, white, and blue. She went to
the door, opened it, and went outside.
Melampirkan ekspresi yang disisipkan antara koma.
John’s
friend, William Smith, came by to see him yesterday. The best way to see a country, unless you are
pressed by time, is to travel on foot.
Gunakan titik dua setelah klausa
independen untuk memperkenalkan daftar keterangan, sebuah appositive,
amplifikasi, atau kutipan ilustratif. Sebuah usus memberitahu pembaca bahwa apa
yang berikut berkaitan erat dengan klausa sebelumnya. Sebuah usus tidak harus
memisahkan kata kerja dari pelengkap atau preposisi dari objeknya.
Your
dedicated whittler requires: a knife,
a piece of wood, and a back porch.
Seharusnya ditulis dengan:
Your
dedicated whittler requires three props: a knife, a piece of wood, and a back
porch.
Menggabungkan dua klausa dengan titik dua jika dua
arti yang menguatkan beradaa diawal.
But even so, there was a directness and dispatch about
animal burial: there was no stopover in the undertaker’s foul parlor, no wreath
or spray.
Sebuah tanda titik dua dapat memperkenalkan sebuah
kutipan yang mendukung atau memberikan kontribusi untuk klausa sebelumnya.
The squalor of the streets reminded him of a line from
Oscar Wilde: “We are all in the gutter, but some of us are looking at the
stars.
Gunakan titik koma jika dua atau lebih klausa tata
bahasa menyelesaikan kalimat majemuk dan tidak bergabung dengan konjungsi
It is nearly half past five; we cannot reach town
before dark.
Hal ini, tentu saja, sama-sama benar untuk menulis
ini sebagai dua kalimat, mengganti titik koma dengan periode. Jika hubungannya
dimasukkan, tanda yang tepat adalah koma.
It is nearly half past five, and we cannot reach town
before dark.
Gunakan sejumput untuk berangkat istirahat tiba-tiba
atau gangguan dan untuk mengumumkan panjang appositive atau ringkasan. Sebuah
dasbor adalah tanda pemisahan lebih kuat dari koma, kurang formal daripada
titik dua, dan lebih santai daripada kurung.
His first
thought on getting out of bed if he had any thought at all was to get back in
again.
Active / penggunaan kata Pasif
Cara terbaik untuk menentukan pasif adalah untuk
memberikan contoh dan kemudian mengubahnya menjadi suara aktif.
Contoh kalimat dalam bentuk pasif: The car is washed by Fred.
Kalimat yang sama dalam suara aktif: Fred washes the car.
Dalam kalimat pertama, subjek (“mobil”) adalah pasif
(yaitu, mobil tidak melakukan apa-apa). Pada kalimat kedua, subjek (“Fred”)
aktif. Fred adalah melakukan sesuatu (mencuci).
CONTOH BUSINESS LETTER, MEMO, DAN E-MAIL
Appendix A
PT JAYA SENTOSA
Jl. Jend. Sudirman No. 100 Jakarta Selatan
Jl. Jend. Sudirman No. 100 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7872906
Fax. 787202
==================================================================
Jakarta, 07th April 2018
Mr.Andi
Accounts Payable
The JS Store
Jl. Kartini No. 28
Jakarta
Thank you for your attention that your company, The Vappor Store has
been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay
for their invoices before the due date, we have implemented a discount model
where we'll give you 5% off your invoice if you pay us within 15 days of
receiving the invoice.
I hope that everything is going well for
you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate
business this it. If you have any questions, feel free to contact me at (021)
7872906.
Sincerely,
Signature
Budi Waseso
Accounts Receivable
Terjemahan
PT JAYA SENTOSA
Jl. Jend. Sudirman No. 100 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7872906 Faks. 787202
==================================================================
Jakarta, 07 April 2018
Mr.Andi
Akun hutang
The JS Store
Jl. Kartini No. 28
Jakarta
Terima kasih atas perhatiannya bahwa perusahaan Anda, The Vappor Store telah terlambat membayar
faktur selama tiga bulan terakhir ini.
Untuk membantu pelanggan kami untuk membayar faktur sebelum tanggal jatuh tempo, kami telah
menerapkan model diskon di mana kami akan memberikan diskon sebesar 5% dari faktur tersebut, jika
perusahaan anda membayar kami dalam waktu kurang dari 15 hari sejak menerima faktur.
Saya harap semuanya berjalan dengan baik untuk Anda dan perusahaan Anda. Anda adalah salah satu
pelanggan terbesar kami, dan kami menghargai bisnis ini. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu
untuk menghubungi saya di (021) 7872906.
Hormat saya,
Tanda tangan
Budi Waseso
Akuntan Keuangan
Appendix B
Memo
Memorandum
To : All officials
From : Patrick Star, General Manager
Date : 30th January 2018
Re : Festival Bonus for All Employees
This
is to inform you all with pleasure that the authority has taken decision to
distribute Festival Bonus to all employees of the company. This decision is the
result of the overall profit of the company. Bonus will be equal to every
employees one months basic salary.
Terjemahan
Memo
Memorandum
Kepada : Semua Staff
Dari : Patrick Star, Manajer Umum
Tanggal : 30 Januari 2018
Re : Bonus Gaji Hari Raya Untuk
Semua Karyawn
Hal
ini untuk memberitahu kalian semua dengan senang hati bahwa otoritas kantor
telah mengambil keputusan untuk membagikan bonus hari raya untuk semua karyawan
perusahaan. Keputusan ini adalah hasil dari keuntungan kesuluruhan dari
perusahaan ini. Besarnya bonus akan sama besarnya dengan gaji karyawan selama
satu bulan.
Appendix
C
E-mail
From:
“Ridho Hafiedz” <ridhohafiedz@gmail.com>
To:
Trevor Phillips <trevorphillips69@gmail.com>
Subject:
Business Meeting Invitation
Date:
Tue, 30 Jan 2018 01:30:30 -0500
Respected
Mr. Phillips
I
am writing this e-mail on behalf of Akai Sales Agency. Through this e-mail, i
would like to first of all express my gratitude towards you for working with us
and for estabilishing such healthy business relationships with our sales team,
You have always given valuable lessons and contributions through your business
terms.
To
make plans and draft discussions for the upcoming year, we have planned for a business
meeting. It would be a great honour for us to have you at the business meeting
as the goals and the aims that we have planned for can only be achieved with
your esteemed guidance. The business meeting is scheduled to be held on 14th
February 2018, 10:00 AM, at our company’s conference room. The meeting will be
followed by the sales presentations by our team leaders and thereafter some
discussions related to the sales
programs and budgets will be held.
We
look forward to have your esteemed presence at the business meeting. Please
send us confirmation reply as soon as possible.
Thank
you for your kind consideration.
Sincerely,
Ridho
Hafiedz
HR
executive
Akai
Sales Agency
Terjemahan
Appendix
C
E-mail
Dari:
“Ridho Hafiedz” <ridhohafiedz@gmail.com>
Untuk:
Trevor Phillips <trevorphillips69@gmail.com>
Subjek:
Undangan Pertemuan Bisnis
Tanggal:
Sel, 30 Jan 2018 01:30:30 -0500
Yang
Terhormat Bapak Phillips
Saya
menulis email ini atas nama Akai Sales Agency. Melalui e-mail ini, Saya pertama-tama
ingin mengucapkan terima kasih kepada Anda untuk bekerja sama dengan kami dan
untuk menjalin hubungan bisnis yang sehat dengan tim penjualan kami, Anda
selalu memberikan pelajaran dan kontribusi berharga melalui istilah bisnis Anda.
Untuk
membuat rencana dan membuat draft diskusi untuk tahun yang akan datang, kami
telah merencanakan untuk mengadakan pertemuan bisnis. Ini akan menjadi
kehormatan besar bagi kami bila Anda hadir di pertemuan bisnis ini karena
tujuan yang telah kami rencanakan hanya dapat dicapai dengan bimbingan Anda
yang terhormat. Pertemuan bisnis ini dijadwalkan akan dilaksnakan pada 14
Februari 2018, 22;00 , di ruang konferensi perusahaan kami. Pertemuan akan
diikuti oleh presentasi penjualan oleh para pemimpin tim kami dan setelah itu
beberapa diskusi terkait dengan program penjualan dan anggaran akan diadakan.
Kami
menantikan kehadiran Anda yang terhormat di pertemuan bisnis. Silakan kirim
balasan konfirmasi sesegera mungkin.
Terimakasih
untuk pengertian anda.
Hormat
Kami,
Ridho
Hafiedz
Eksekutif
SDM
Akai
Sales Agency
Tidak ada komentar:
Posting Komentar